Alors que les voyages d'agrément sont l'un des grands plaisirs de la vie, un voyage d'affaires peut être un peu fastidieux. Les horaires serrés, les longs temps de transit, les rendez-vous stressants avec les clients et les longues absences de la maison rendent le tout épuisant.
Mais avec quelques astuces astucieuses pour les voyages d'affaires, vous pouvez maîtriser votre prochaine aventure professionnelle avec brio. Pour que le voyage se déroule sans encombre, nous avons rassemblé 15 conseils pratiques pour les déplacements professionnels.
Les réunions en face à face augmenteront à nouveau car le COVID est sous contrôle (Dieu merci). Il n'y a donc pas de meilleur moment que maintenant pour réorganiser votre liste de contrôle de voyage d'affaires.
15 conseils pour les voyages d'affaires
Nous avons divisé nos trucs et astuces pour les voyages d'affaires en quatre sections distinctes.
planification avant le départ
1. Vérifiez les politiques de votre entreprise
Si vous êtes en charge de la logistique, vous devez comprendre les politiques de voyage de votre entreprise. Lisez les petits caractères pour savoir où réserver un voyage, les restrictions budgétaires, le processus d'approbation et comment réclamer une dépense.
Le non-respect des règles pourrait entraîner une conversation embarrassante avec le directeur financier ou, pire, des dépenses imprévues.
2. Créer un itinéraire pratique
Ce n'est pas le moment d'économiser quelques euros sur un vol multi-escale pas cher. À moins que vous ne soyez un travailleur indépendant, quelqu'un d'autre paiera la facture de toute façon. Il est donc dans votre intérêt de créer l'itinéraire le plus économique possible - un vol direct est toujours préférable.
Tenez également compte de vos heures de départ et d'arrivée. Si possible, vous devriez pouvoir vous reposer avant le premier grand rendez-vous du voyage.
3. Utilisez des bagages appropriés
Le débat séculaire entre le bagage à main et l'enregistrement se poursuit. Pour les voyages d'affaires de longue durée, vous avez besoin d'une grande valise pouvant contenir votre garde-robe professionnelle et décontractée.
Cependant, pour un court voyage d'affaires, vous n'avez pas besoin de beaucoup d'espace pour emporter vos affaires les plus importantes avec vous. Oubliez les bagages d'enregistrement encombrants et emportez plutôt une valise agile ou un élégant sac de week-end avec vous. Cela vous fait gagner un temps précieux au carrousel à bagages et facilite vos déplacements dans la ville.
4. Téléchargez des documents et des applications
Comme vous n'aurez pas toujours accès à Internet, c'est une bonne idée de télécharger tous vos documents numériques importants sur votre téléphone. Préparez une copie PDF de votre itinéraire de vol, de vos réservations de location de voiture et de vos réservations d'hôtel (conseil de pro : l'application TripIt fait tout cela pour vous).
Installez vos applications de voyage préférées (covoiturage, convertisseur de devises, traducteur, etc.) et assurez-vous d'avoir une carte hors ligne pour votre destination de voyage. Enfin, téléchargez votre musique, vos podcasts ou vos émissions de télévision préférés pour vous divertir pendant le vol.
En transit
5. Enregistrez-vous en ligne
Gagnez du temps en vous enregistrant en ligne, chez vous ou sur le chemin de l'aéroport. Les voyageurs d'affaires qui manquent de temps peuvent gagner un temps encore plus précieux en payant un supplément pour les bagages prioritaires (ou en ne transportant que des bagages à main).
Sur les vols long-courriers, il vaut la peine de choisir à l'avance un siège confortable. Les rangées de sortie offrent beaucoup d'espace supplémentaire pour les jambes (payant), et des sites comme Seat Guru peuvent vous aider à trouver la meilleure position sur un avion particulier.
6. Mettez des vêtements confortables
Comme vous n'avez pas à impressionner des partenaires commerciaux importants pendant le vol, vous pouvez porter des vêtements confortables et décontractés à bord. De cette façon, vous pouvez garder votre tenue d'affaires élégante sans plis et il vous sera plus facile de somnoler dans votre rangée de sièges.
Ne vous habillez pas trop décontracté si vous visez un surclassement, cependant - ni le personnel de la compagnie aérienne ni la réception de l'hôtel n'apprécient les vêtements en désordre.
7. Utilisez le salon de l'aéroport
Profitez des pauses pendant le vol pour gérer votre charge de travail trépidante. Des salons d'aéroport dédiés offrent aux voyageurs d'affaires un endroit calme et confortable pour travailler entre les vols.
Si un laissez-passer pour le salon ne correspond pas à votre budget, vous trouverez de nombreux sièges publics à l'aéroport. Ce n'est pas aussi glamour, mais c'est suffisant à la rigueur.
8. Restez hydraté
Voler à 30 000 pieds a la mauvaise habitude de vous assécher. Emportez une bouteille d'eau à bord et buvez-la régulièrement pendant le vol. Et aussi tentant que cela puisse paraître, sautez le camion d'alcool - gardez le plaisir pour vos vacances.
Les voyages en avion vous dessèchent également, alors assurez-vous de garder votre peau bien hydratée.
À votre destination de voyage
9. Allez en ligne (en toute sécurité).
S'il y a une chose dont un voyageur d'affaires du 21e siècle ne peut se passer, c'est d'une connexion Internet fiable (et sécurisée). Pour les arrivées internationales, vous devez vous rendre au stand de carte SIM le plus proche à l'aéroport immédiatement après avoir quitté le tarmac.
Si vous utilisez le Wi-Fi public, sachez qu'il est loin d'être sécurisé. Limitez l'utilisation à la navigation non sensible ou installez un VPN réputé.
10. Se lever tôt pour tout
Si vous n'avez jamais visité votre destination auparavant, vous devez supposer que l'infrastructure de transport locale est inefficace et lente. Commandez vos courses Uber très tôt ou réservez votre place de parking en ligne à l'avance pour gagner de la marge de manœuvre et éviter un stress inutile.
Mais être en retard n'est pas le seul faux pas commercial. Renseignez-vous sur l'étiquette des voyages d'affaires à votre destination et comportez-vous en conséquence.
11. Envisagez le coworking
Vous devez travailler quelques heures entre deux rendez-vous clients ? Si votre chambre d'hôtel ne dispose pas d'un véritable bureau et que vous détestez travailler dans des cafés très fréquentés, envisagez d'investir dans un espace de coworking.
Ces espaces de travail partagés meublés individuellement sont idéaux pour les voyages d'affaires. Vous obtenez un espace de travail calme et confortable avec une connexion ultra-rapide et toutes les fournitures de bureau nécessaires à un prix raisonnable.
12. Gardez une trace de vos reçus
La dernière chose que vous souhaitez est de ne pas avoir à payer les frais professionnels de votre entreprise. Prenez une photo de sauvegarde de tous les reçus une fois que vous avez payé, puis retirez les reçus pour les conserver.
Si vous avez une carte de crédit d'entreprise, conservez votre carte de crédit personnelle en lieu sûr afin de ne pas l'utiliser accidentellement pour des dépenses liées au travail.
bien-être
13. Prenez le décalage horaire au sérieux
Changer vos habitudes alimentaires peut aider à surmonter le décalage horaire. La stratège de Twitter et voyageuse d'affaires chevronnée, Olinda Hassan, a déclaré à Forbes : "Si vous le pouvez, commencez à manger à l'heure locale avant d'arriver à destination. Cela est particulièrement utile si vous ne voyagez que quelques jours."
Évitez la tentation de vous endormir dès votre arrivée à l'hôtel. À moins que vous n'ayez une réunion importante dans l'après-midi, il est préférable d'aller jusqu'au bout et de rester debout jusqu'à une heure de coucher adaptée à la région. Et si vous arrivez bien reposé le soir, faites un peu d'exercice pour vous fatiguer.
14. Privilégier le sommeil
Un conseil souvent négligé pour les voyageurs d'affaires est de donner la priorité au sommeil. Cependant, des études ont montré que le secret du bonheur réside dans une bonne nuit de sommeil. Et l'expérience personnelle nous a appris que le manque de sommeil est un moyen infaillible de sautes d'humeur (et de mauvaises performances au travail).
Assurez-vous de dormir suffisamment pour rester énergique et concentré tout au long de la journée. Lisez des livres la nuit au lieu de faire défiler les réseaux sociaux et définissez un filtre de lumière bleue sur votre téléphone.
15. Tenez-vous en à votre programme d'exercices
Bien que les voyages d'affaires s'accompagnent souvent d'un horaire de voyage épuisant, ce n'est pas une excuse pour négliger votre programme d'exercice. Vingt minutes dans la salle de gym de l'hôtel à la fin d'une journée bien remplie peuvent sembler fatigantes, mais cela vous laisse en forme et reposé pour la journée à venir.
Vous n'avez pas besoin de battre des records Strava ici. Ne vous installez pas.
5 choses à emporter en voyage d'affaires
Aucun article sur les conseils de voyage d'affaires ne serait complet sans aborder ce qu'il faut emporter dans un avion.
Nous avons dressé une courte liste des cinq éléments essentiels pour les voyages d'affaires.
1. Une valise adaptée
Que vous emballiez un petit bagage à main pour un court voyage d'affaires ou une grosse valise pour un séjour plus long, choisir le bon bagage est crucial. Les voyageurs d'affaires qui voyagent fréquemment devraient choisir un modèle élégant, fonctionnel et durable - il sera rentable au fil du temps.
2. Bouchons d'oreille et masque pour les yeux
Un sommeil ininterrompu est essentiel à un voyage d'affaires réussi, et ces deux solutions peu coûteuses font des merveilles pour faciliter le sommeil. Quelques remèdes relaxants à base de plantes ajoutent une relaxation supplémentaire - pensez à la valériane ou à la camomille au lieu des pilules somnolentes.
3. Casque antibruit
Les voyageurs fréquents ne connaissent que trop bien le rugissement omniprésent et provoquant des maux de tête des moteurs à réaction. Ces appareils high-tech pratiques sont dotés de minuscules microphones intégrés qui captent le bourdonnement assourdissant et émettent une onde sonore en phase pour l'annuler. Le résultat? Une sérénité heureuse et un voyageur aérien plus heureux.
4. Habillez-vous convenablement
Une garde-robe confortable, qui n'est pas liée au travail, vous assure d'être à l'aise dans l'avion et de pouvoir vous promener dans la ville. Pliez et emballez les vêtements décontractés et professionnels dans des cubes d'emballage peu encombrants. Si vous devez vous précipiter à une réunion dès votre arrivée, emballez une paire de vêtements de bureau pré-pressés dans un sac à costume.
5. Articles de toilette minuscules
Remplissez vos produits de soins personnels préférés dans des contenants de voyage et placez-les dans un contenant approuvé par la sécurité de l'aéroport (un sac à fermeture éclair). Parce que les voyages en avion dessèchent vos cheveux et votre peau, gardez du shampoing sec et de la crème hydratante dans votre casier.
PS :
Un voyage d'affaires n'est pas des vacances. Avec un horaire chargé et une multitude de rendez-vous importants, vous devez être rapide, efficace et au fait des choses.
Si vous voyagez léger, restez en bonne santé et planifiez les détails les plus importants à l'avance, votre prochain voyage d'affaires sera un succès total. Et avec l'assouplissement des restrictions de voyage mondiales post-COVID, les voyages d'affaires redeviendront partie intégrante du paysage des entreprises.
Gardez à l'esprit nos conseils pratiques sur les voyages d'affaires pour optimiser votre prochain déplacement professionnel.
FAQ
Comment s'habiller pour les voyages d'affaires
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Il n'y a pas de code vestimentaire unique pour les voyages d'affaires. Emportez une tenue professionnelle pour votre industrie et votre poste. Pour les rendez-vous importants avec les clients, vous devez jouer la sécurité et vous habiller.
Comment préparer mes valises pour un voyage d'affaires ?
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Les cubes d'emballage vous aident à organiser vos vêtements en petits paquets. Gardez l'essentiel (passeport, carte d'embarquement, etc.) à portée de main pour éviter de fouiller dans votre valise à des moments inopportuns.
Quels sont les trois conseils de sécurité pour les voyages d'affaires ?
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Restez en sécurité COVID (masques, distanciation sociale, hygiène); renseignez-vous sur les dangers courants à votre destination et agissez en conséquence ; restez en sécurité en ligne (évitez le Wi-Fi public) et gardez les documents sensibles sous clé.
Quels sont les trois conseils d'emballage pour les voyages d'affaires ?
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Emportez avec vous des vêtements de travail et des vêtements décontractés ; emportez une banque d'alimentation avec vous pour garder vos appareils technologiques chargés ; utilisez de petits articles de toilette pour économiser de l'espace.